Como recolher as confirmações de presença dos convidados

As confirmações de presença não são uma formalidade de boas maneiras. São o número a partir do qual se calcula quase todo o orçamento: doses, cadeiras, transporte, lembranças, bolo. Uma lista errada em dez pessoas significa dez jantares pagos que ninguém come, ou dez pessoas sem lugar. Por isso vale a pena recolher as respostas com o mesmo cuidado com que escolheram o local.

Porque é que «avisem-nos» não funciona

«Avisem-nos se conseguem vir» soa simpático, e é precisamente por isso que falha: não há prazo, não há morada e não há formulário. Alguns convidados respondem logo, outros planeiam responder mais tarde e esquecem-se, outros dizem à vossa mãe numa festa de aniversário e vocês nunca chegam a saber. O resultado é que, duas semanas antes do casamento, estão sentados com uma lista a tentar lembrar-se de quem mais ou menos disse que sim.

O contrário funciona: uma forma concreta de responder, uma data, uma lista onde tudo cai. Não interessa se é uma página com botões ou uma folha de cálculo mantida à mão — o que interessa é que haja só uma.

O que perguntar

A tentação de perguntar tudo de uma vez é grande, mas quanto mais comprido for o formulário, menos pessoas o terminam. Cinco perguntas chegam bem, e só a primeira é obrigatória:

• Vens ou não — sim ou não, sem opção de «talvez».
• Sozinho ou com acompanhante, se ofereceram essa opção.
• Crianças e as idades — disso dependem a ementa das crianças e quem toma conta delas.
• O que bebem: álcool, refrigerantes, nada. Sem isto não dá para planear o bar.
• Restrições alimentares: vegetariano, alergias, sem porco.

Tudo o resto — se precisam de transporte, onde ficam alojados, a que horas chegam — perguntem à parte, e só a quem interessa. Para um convidado que mora ali ao lado, uma pergunta sobre hotéis é só ruído.

Que prazo definir

Contem com três a quatro semanas antes do casamento. Não é um capricho: o local costuma pedir o número final duas semanas antes, e precisam de margem para os retardatários e para o plano de mesas.

Ponham o prazo no convite como uma data concreta: não «até ao fim do verão», mas «respondam até 15 de agosto». Um prazo vago lê-se como «um dia destes». Mais sobre todo o calendário de envios no artigo sobre quando enviar os convites de casamento.

Como lembrar as pessoas

O silêncio quase nunca significa não. Normalmente alguém abriu o convite num momento pouco conveniente e pôs de lado. Por isso vale a pena planear o lembrete desde o início, em vez de o tratar como um constrangimento.

Um calendário que não incomoda ninguém: uma semana antes do prazo, uma mensagem curta a quem ainda não respondeu. Depois do prazo, uma mensagem pessoal ou uma chamada a quem continua em silêncio. Nunca pelo grupo: todos leem o lembrete lá e quase ninguém responde.

Olá, Olívia! Vamos fechar a lista de convidados na sexta-feira — podes dizer-me se vocês os dois conseguem vir? Precisamos só de dar um número exato ao restaurante.

Um motivo funciona melhor do que um simples «então, vens ou não?»: a outra pessoa percebe que se trata de um número para o local, não de estar a ser cobrada.

Quem nunca responde

Depois de um segundo lembrete, o mais justo é considerar como não vindo um convidado que fica em silêncio. É desagradável, mas a alternativa é pagar por um lugar que, com toda a probabilidade, vai ficar vazio.

Há uma categoria à parte, que é o «vou tentar ir». Isso não é uma resposta. Perguntem outra vez, diretamente: «Temos de dar um número — ponho-te na lista ou não?» As pessoas costumam decidir-se ali mesmo.

Onde guardar tudo isto

Até cerca de vinte convidados, uma folha de cálculo chega bem. A partir daí começa o trabalho manual: nomes espalhados em conversas, bebidas nas notas do telemóvel, crianças de memória — e a certa altura descobrem que as três fontes não batem certo.

Um convite digital elimina exatamente essa parte: o convidado responde na própria página e a lista atualiza-se sozinha, mostrando quem abriu, quem confirmou, quem escolheu ementa, quem traz crianças. As doses contam-se e o plano de mesas constrói-se a partir dos mesmos dados, sem voltar a escrever um único nome. Podem ver como funciona na página sobre os convites digitais.

A versão resumida

• Deem uma única forma de responder e uma data concreta no convite.
• Não perguntem mais do que cinco coisas; o resto, pessoa a pessoa.
• Uma semana antes do prazo, lembrem quem ficou calado.
• Depois do prazo, contactem pessoalmente quem continua em silêncio.
• Duas semanas antes do casamento, deem ao local o número final e não voltem a mexer nele.