Quando enviar os convites de casamento: o calendário

O calendário em resumo

• Anunciar a data — 6 a 8 meses antes, se o casamento for no verão ou houver convidados a viajar.
• Enviar o convite propriamente dito — 6 a 8 semanas antes.
• Recolher as respostas — 3 a 4 semanas antes do dia.
• Lembrar a hora e a morada — 3 a 5 dias antes.

A seguir explicamos porquê estes números, e o que fazer se já os ultrapassaram.

Seis meses antes: anunciem a data, ainda não convidem

Os casamentos de verão não competem uns com os outros. Competem com as férias. As pessoas marcam folgas em fevereiro, não em maio, e se souberem da vossa data em junho vão responder, com toda a sinceridade, que já estão na Grécia.

Por isso a data sai cedo e numa única frase: «Vamos casar-nos a 18 de julho — os detalhes vêm depois, por agora não marquem nada para esse dia.» Sem morada, sem hora, sem programa — vocês próprios ainda não os sabem, e um local anunciado e depois trocado fica mais gravado na memória das pessoas do que o correto.

Quem precisa desta mensagem: pais, padrinhos, amigos mais próximos, quem vier viajar, e quem tiver filhos pequenos ou trabalho por turnos. Para todos os outros, o envio normal de seis semanas antes já chega.

Seis a oito semanas antes: o convite principal

Nessa altura já têm o local, a morada e a hora de chegada — o que as pessoas leem um convite para saber. Não vale muito a pena enviar mais cedo: os detalhes ainda vão mudar, e os convidados vão voltar a perguntar mesmo em cima da data.

Mais tarde do que isso e começam a perder pessoas. A um mês, os fins de semana já estão ocupados: aniversários, uma escapadinha, atividades das crianças, casamentos de outras pessoas. Cada semana de atraso custa-vos dois ou três «adorávamos ir, mas».

Oito semanas é o limite máximo para um casamento na cidade, seis é o ponto certo. Com menos de vinte convidados que já vos conhecem bem, um mês chega: grupos pequenos organizam-se mais depressa.

Convidados de outras cidades e países

Estes trabalham com um relógio mais longo. Os bilhetes de comboio começam a vender-se meses antes, os voos ficam muito mais baratos se forem reservados cedo, e as pessoas começam a pedir folgas ainda mais cedo.

Enviem o convite aos convidados que vêm viajar com três meses de antecedência, e respondam logo à pergunta «onde ficamos»: dois ou três hotéis perto do local, preços aproximados, um link para reservar. Se o casamento for no estrangeiro ou em época alta, façam quatro meses, e incluam as datas de chegada e partida para as pessoas planearem a viagem toda, não só um dia.

Se o casamento é daqui a um mês ou menos

Não está nada estragado, mas a tática muda. Um envio geral nesta altura lê-se como «convidámos-vos porque alguém desistiu». Escrevam ou telefonem às pessoas que realmente querem lá, pessoalmente, e enviem o convite bonito a seguir, como confirmação de algo já combinado.

Perguntar primeiro e enviar depois tira o constrangimento e dá-vos uma resposta imediata, em vez de uma semana depois.

Que data pedir para as respostas

Definam o prazo três a quatro semanas antes do casamento, e não por educação. O local precisa do número final uma a duas semanas antes — o prazo exato está no vosso contrato, e é sobre ele que vão faturar. O plano de mesas demora cerca de três dias, porque se refaz a cada «posso ficar ao lado da Olivia?». Os números das mesas, as ementas e o plano ainda têm de ser impressos. Contem para trás e chegam exatamente a um mês.

Escrevam a data de resposta como uma data. «Digam-nos até 12 de julho» e «respondam com alguma antecedência» têm, mais ou menos, o dobro da diferença em taxa de resposta.

Perguntem sobre crianças e acompanhantes desde o início

Metade da confusão numa lista de convidados vem de um convite que nunca disse se a pessoa estava convidada sozinha. O convidado não diz nada durante uma semana, depois pergunta se pode trazer a namorada, vocês respondem, ele pensa mais uma semana — e o prazo já passou.

Digam-no no convite: «adorávamos ver-vos aos dois» ou «desta vez ficamos só pelos convidados, sem acompanhantes». O mesmo com as crianças — se os mais pequenos são bem-vindos e se vai haver alguma coisa para os entreter. A frase só parece indelicada: descobrir a regra à porta é muito pior.

Quem não responde, e o que fazer

Alguns convidados não vão responder de todo, e quase nunca por falta de educação: abriram o convite no metro, tencionavam responder à noite, e esqueceram-se. Uma semana depois de enviar, mandem-lhes mensagem em privado, numa linha e sem qualquer censura: «Olá, Nat! Estamos a contar os lugares — estás connosco no dia dezoito?»

A segunda ronda é uma semana antes do prazo, desta vez por telefone, e só às pessoas que realmente querem à mesa. Depois do prazo, um convidado conta como não vindo, senão a lista nunca fecha.

O lembrete de poucos dias antes

Três a cinco dias antes, enviem a todos os que confirmaram uma mensagem curta: data, hora de chegada, morada, como chegar lá, a que horas sai o transporte. Isto não é por causa de esquecimento — o convite foi lido há seis semanas e já desapareceu lá para o fundo da conversa.

Porque é mais fácil cumprir o calendário com um convite digital

O papel tem o seu próprio calendário: desenho, impressão, envelopes, entrega em mão ou pelo correio — isso são duas a três semanas a somar a qualquer prazo. E não dá para corrigir algo já impresso: se o local mudar depois da tiragem, ficam a telefonar a cem pessoas.

Um link comporta-se de outra maneira. A hora e a morada editam-se numa página ao vivo, e o convidado vê a versão atual mesmo que tenha aberto o convite há um mês. As respostas juntam-se numa lista com datas, e conseguem ver quem nem sequer abriu — essa lista diz-vos exatamente a quem ligar. Podem ver como funciona na página sobre o convite de casamento digital.

Vale a pena escrever o calendário uma vez e guardá-lo à vista: menos seis meses, data anunciada; menos seis semanas, convites enviados; menos um mês, lista fechada; menos uma semana, lembrete enviado. Depois disso só falta aparecer.