Quando inviare gli inviti di matrimonio: il calendario

Il calendario in breve

• Annunciare la data — da 6 a 8 mesi prima, se il matrimonio è in estate o se gli invitati devono viaggiare.
• Inviare l'invito vero e proprio — da 6 a 8 settimane prima.
• Raccogliere le risposte — da 3 a 4 settimane prima del giorno.
• Ricordare l'orario e l'indirizzo — da 3 a 5 giorni prima.

Di seguito il perché di questi numeri, e cosa fare se li avete già superati.

Sei mesi prima: annunciate la data, non invitate ancora

I matrimoni estivi non competono tra loro. Competono con le vacanze. Le persone prenotano le ferie a febbraio, non a maggio, e se sentono la vostra data a giugno vi risponderanno con sincerità che saranno in Grecia.

Quindi la data esce presto e in un'unica frase: «Ci sposiamo il 18 luglio — i dettagli arriveranno dopo, per ora non organizzate nulla per quel giorno». Nessun indirizzo, nessun orario, nessun programma — non li conoscete ancora voi stessi, e una location annunciata e poi cambiata resta impressa nella memoria delle persone meglio di quella giusta.

Chi ha bisogno di questo messaggio: i genitori, il corteo nuziale, gli amici più stretti, chiunque debba viaggiare, e chiunque abbia bambini piccoli o turni di lavoro. Per tutti gli altri basta il normale invio a sei settimane.

Da sei a otto settimane prima: l'invito principale

A quel punto avete la location, l'indirizzo e l'orario di arrivo — le cose per cui le persone leggono un invito. Ha poco senso inviarlo prima: i dettagli cambieranno ancora, e gli invitati chiederanno di nuovo proprio a ridosso del giorno comunque.

Più tardi di così, e cominciate a perdere persone. A un mese di distanza, i weekend sono già impegnati: compleanni, una gita fuori porta, gare dei bambini, il matrimonio di qualcun altro. Ogni settimana di ritardo vi costa due o tre «volevamo davvero venire, ma...».

Otto settimane sono il limite massimo per un matrimonio in città, sei sono il punto giusto. Con meno di venti invitati che vi conoscono tutti, basta un mese: i gruppi piccoli si organizzano più in fretta.

Invitati da altre città e altri paesi

Vivono su un orologio più lungo. I biglietti del treno si vendono con mesi di anticipo, i voli costano molto meno se prenotati presto, e le persone iniziano a chiedere le ferie ancora prima.

Manda l'invito agli invitati che devono viaggiare con tre mesi di anticipo, e rispondi nello stesso momento alla domanda «dove alloggiamo»: due o tre hotel vicino alla location, prezzi indicativi, un link per prenotare. Se il matrimonio è all'estero o in alta stagione, porta il margine a quattro mesi, e indica le date di arrivo e partenza così le persone possono organizzare tutto il viaggio e non solo un giorno.

Se al matrimonio manca un mese o meno

Non è tutto perduto, ma la tattica cambia. Un invio di massa a questo punto suona come «vi invitiamo perché qualcuno ha dato forfait». Scrivi o chiama personalmente le persone che vuoi davvero avere lì, e manda il bell'invito subito dopo, come conferma di qualcosa già concordato.

Chiedere prima e inviare dopo toglie l'imbarazzo e ti dà una risposta subito invece che una settimana dopo.

Entro quale data chiedere le risposte

Fissa la scadenza da tre a quattro settimane prima del matrimonio, e non per cortesia. La location ha bisogno del numero definitivo con una o due settimane di anticipo — il termine esatto è nel tuo contratto, ed è su quella base che fattura. Il piano dei tavoli richiede circa tre giorni, perché va rifatto dopo ogni «posso sedermi vicino a Giulia?». I numeri dei tavoli, i menù e la piantina della sala restano ancora da stampare. Conta all'indietro e arrivi esattamente a un mese.

Scrivi la data di risposta come una data precisa. «Facci sapere entro il 12 luglio» e «rispondi per favore in tempo utile» danno un numero di risposte che differisce all'incirca del doppio.

Chiedi subito di bambini e accompagnatori

Metà dell'incertezza in una lista di invitati nasce da un invito che non ha mai detto se la persona era invitata da sola. L'invitato non dice nulla per una settimana, poi chiede se può portare la fidanzata, tu rispondi, lui ci pensa per un'altra settimana — e la scadenza è passata.

Dillo nell'invito: «saremmo felici di vedervi entrambi» oppure «questa volta restiamo tra invitati, senza accompagnatori». Lo stesso per i bambini — se sono i benvenuti e se ci sarà qualcosa per tenerli occupati. La formulazione sembra severa solo in apparenza: scoprire la regola sulla porta è molto peggio.

Chi non risponderà, e cosa fare

Alcuni invitati non risponderanno affatto, e quasi mai per maleducazione: lo hanno aperto in metro, avevano intenzione di rispondere la sera stessa e se ne sono dimenticati. Una settimana dopo l'invio, scrivi loro personalmente, in una riga e senza la minima recriminazione: «Ciao Sara! Stiamo facendo il conto degli invitati — ci sei il diciotto?»

Il secondo giro arriva una settimana prima della scadenza, questa volta per telefono, e solo alle persone che vuoi davvero avere a tavola. Dopo la scadenza, un invitato conta come non partecipante, altrimenti la lista non si chiude mai.

Il promemoria di qualche giorno prima

Da tre a cinque giorni prima, manda a tutti quelli che hanno confermato un messaggio breve: data, orario di arrivo, indirizzo, come arrivare, quando parte la navetta. Non è una questione di dimenticanza — l'invito è stato letto sei settimane prima e da tempo è sparito dalla vista nella chat.

Perché il calendario è più facile da rispettare con un invito digitale

La carta ha un suo calendario: grafica, stampa, buste, consegna a mano o per posta — sono due o tre settimane in più su qualsiasi scadenza. E non si può correggere nulla di già stampato: se la location cambia dopo la tiratura, tocca telefonare a cento persone.

Un link si comporta diversamente. L'orario e l'indirizzo si modificano su una pagina viva, e l'invitato vede la versione attuale anche se ha aperto l'invito un mese prima. Le risposte si accumulano in una lista con le date, e vedi chi non l'ha mai aperto — quella lista ti dice esattamente chi chiamare. Puoi vedere come funziona nella pagina sugli inviti di matrimonio digitali.

Vale la pena scrivere una volta questo conto alla rovescia e tenerlo sott'occhio: meno sei mesi, data annunciata; meno sei settimane, inviti spediti; meno un mese, lista chiusa; meno una settimana, promemoria inviato. Dopodiché non resta che presentarsi.