Gäste zur Hochzeit einladen

Schwierig ist nicht der Text der Einladung, sondern die Reihenfolge: Wem sagt ihr es zuerst, wen ruft ihr an, wem genügt eine Nachricht und was macht ihr mit denen, die ihr nicht einladet. Wenn diese Reihenfolge stimmt, ist die ganze Sache an zwei Abenden erledigt.

Erst die Liste, dann die Einladungen

Solange die Liste nicht steht, darf nichts rausgehen: Fast immer taucht die Frage „Laden wir Jonas eigentlich ein?“ erst auf, wenn die Hälfte der Leute die Einladung schon hat – und jemand von eurer Hochzeit nicht von euch erfährt.

Baut die Liste in Kreisen auf: Familie, Trauzeugen und engste Freunde, Freunde, Kolleginnen und weitere Verwandte. Passt das Budget der Location nicht, streicht ihr den äußeren Kreis komplett und nicht einzelne Personen – so bleiben die wenigsten gekränkt zurück.

Eltern und engste Menschen: persönlich

Eltern, Großeltern, Trauzeugen und die engsten Freunde erfahren das Datum am Telefon oder beim Treffen, und zwar vor jedem Versand. Die schöne Einladung bekommen sie später, als angenehme Formsache.

Die Reihenfolge ist hier wichtiger als die Form. Gekränkt ist fast nie jemand, weil ein Link kam, sondern weil er als Letzter davon erfahren hat, aus dem Gruppenchat.

Das Datum früh, die Einladung später

Das sind zwei verschiedene Nachrichten. Die erste kommt ein halbes Jahr vorher, in einem Satz: „Wir heiraten am 18. Juli, Details folgen – plant an dem Tag erst mal nichts anderes.“ Sie ist wichtig für alle, die von weiter weg kommen, für Familien mit Kindern und für alle, die ihren Urlaub früh einreichen.

Die zweite ist die eigentliche Einladung mit Ort, Zeit und Details, sechs bis acht Wochen vorher. Mehr zu den Fristen steht im Artikel wie früh man Einladungen verschickt.

Wie ihr verschickt

Verschickt persönlich, in Einzelchats, mit Namen. Eine Rundmail in den Gruppenchat liest sich wie eine Bekanntmachung, und niemand beeilt sich mit der Antwort – geteilte Verantwortung arbeitet hier gegen euch.

Paare ladet ihr mit einer Nachricht an eine Person ein, aber mit einem klaren „Wir freuen uns auf euch beide“. Bei Familien mit Kindern genauso: Schreibt gleich dazu, ob die Kleinen mitkommen.

Eine einzige eigene Zeile vor der Einladung verändert den Ton komplett: „Hey Lena! Wir haben endlich ein Datum – wir wollen dich und Jonas unbedingt dabeihaben.“ Und danach kommt der Link oder das Bild.

Wen ihr nicht einladet

Wer mit einer Einladung rechnen konnte, sollte es von euch selbst erfahren, bevor er es in einer Story sieht. Ohne ausführliche Rechtfertigung: „Wir feiern ganz klein und laden nur die engsten Menschen ein, wir würden uns danach gern separat mit dir treffen.“

Diskutiert die Gästeliste nicht mit den Gästen und erzählt nicht weiter, wen ihr sonst noch nicht eingeladen habt – das ist das Einzige, was aus einer normalen Situation einen Konflikt macht.

Sammelt die Rückmeldungen an einem Ort

Die Antworten kommen kreuz und quer: ein Teil über WhatsApp, ein Teil per SMS, ein Teil telefonisch bei eurer Mutter. Nach einer Woche wisst ihr nicht mehr, wer zugesagt und wer nur ein Herz geschickt hat.

Besser ist es, wenn es einen Weg gibt zurückzumelden und der zugleich mitzählt. Auf der Einladungsseite tippt der Gast auf einen Button, wählt sein Menü und gibt an, ob er mit Begleitung kommt, und bei euch wächst eine fertige Liste mit Datum – ihr seht, wer zugesagt hat und wer nicht einmal geöffnet hat. Wie das aussieht, zeigt die Seite zur digitalen Hochzeitseinladung.

Erinnerungen

Eine Woche nach dem Versand schreibt ihr den Stillen persönlich, eine Zeile, ohne Vorwurf. Eine Woche vor der Frist folgt der zweite Anlauf, diesmal am Telefon und nur bei denen, die ihr wirklich am Tisch haben wollt. Nach der Frist gilt jemand als nicht kommend, sonst schließt sich die Liste nie.

Und drei bis fünf Tage vor der Hochzeit eine kurze Nachricht an alle, die zugesagt haben: Datum, Ankunftszeit, Adresse, Shuttle. Die Einladung wurde vor anderthalb Monaten gelesen und ist seitdem im Chatverlauf versunken.

Kurz in Schritten

• Erst die Gästeliste schließen, dann einladen.
• Den engsten Menschen persönlich Bescheid sagen, das Datum ein halbes Jahr vorher nennen.
• Sechs bis acht Wochen vorher die Einladung persönlich an jeden verschicken.
• Rückmeldungen an einem Ort sammeln und nicht über die Chats verstreut.
• Die Stillen nach einer Woche und noch einmal vor der Frist erinnern.
• Ein paar Tage vorher Uhrzeit und Adresse noch einmal schicken.

Beispiele für Gestaltung und Formulierungen findet ihr im Vorlagenkatalog.