Wann Hochzeitseinladungen verschicken: die Fristen

Die Fristen in Kürze

• Das Datum ankündigen – 6–8 Monate vorher, wenn im Sommer gefeiert wird oder Gäste von weit her kommen.
• Die Einladung selbst verschicken – 6–8 Wochen vorher.
• Rückmeldungen einsammeln – bis 3–4 Wochen vor dem Tag.
• An Uhrzeit und Adresse erinnern – 3–5 Tage vorher.

Weiter unten steht, warum genau so – und was ihr tut, wenn ihr diese Fristen schon gerissen habt.

Ein halbes Jahr vorher: das Datum nennen, noch nicht einladen

Sommerhochzeiten konkurrieren nicht miteinander, sondern mit dem Urlaub. Urlaub wird im Februar eingereicht und nicht im Mai, und wer erst im Juni von eurem Termin erfährt, antwortet ganz ehrlich: „Da sind wir in Italien.“

Deshalb kommt das Datum früh und in einem Satz: „Wir heiraten am 18. Juli, Details folgen – plant an diesem Tag erst mal nichts anderes.“ Keine Adresse, keine Uhrzeit, kein Ablauf – die kennt ihr selbst noch nicht, und einen Ort, den ihr nennt und später ändert, merken sich die Gäste zuverlässiger als den richtigen.

Wer so eine Nachricht braucht: Eltern, Trauzeugen, die engsten Freunde, alle von auswärts und alle mit kleinen Kindern oder Schichtdienst. Für die übrigen genügt der normale Versand anderthalb Monate vorher.

6–8 Wochen vorher: die eigentliche Einladung

Zu diesem Zeitpunkt habt ihr Location, Adresse und Ankunftszeit – also das, wofür die Einladung überhaupt gelesen wird. Früher zu verschicken bringt wenig: Die Details verschieben sich noch, und der Gast fragt kurz vor dem Tag ohnehin nach.

Später beginnen die Verluste. Einen Monat vorher sind die Wochenenden längst vergeben: Geburtstage, Wochenende im Ferienhaus, Turniere der Kinder, andere Hochzeiten. Jede Woche Verspätung kostet euch zwei, drei „wir hätten so gern, aber“.

Acht Wochen sind die Obergrenze für eine Hochzeit in der Stadt, sechs funktionieren am besten. Bei weniger als zwanzig Gästen, die alle zum engen Kreis gehören, reicht auch ein Monat: Kleine Runden sind schneller beisammen.

Gäste aus anderen Städten und Ländern

Für sie läuft eine eigene, längere Uhr. Bahntickets sind Monate im Voraus im Verkauf, Flüge sind deutlich günstiger, wenn man früh bucht, und Urlaub beantragen die Leute noch früher.

Auswärtigen Gästen schickt ihr die Einladung drei Monate vorher und gleich mit der Antwort auf die Frage „Wo übernachten wir?“: zwei, drei Hotels in der Nähe, ungefährer Preis, Link zur Buchung. Wird im Ausland oder in der Ferienzeit gefeiert, sind es vier Monate – und dazu An- und Abreisetage, damit jemand nicht nur einen Tag, sondern die ganze Reise planen kann.

Wenn nur noch ein Monat oder weniger bleibt

Nichts ist verloren, aber die Taktik ist eine andere. Ein Massenversand so kurz vorher liest sich wie „eingeladen, weil noch Plätze frei waren“. Schreibt oder ruft die persönlich an, die ihr wirklich dabeihaben wollt, und schickt die schöne Einladung hinterher – als Bestätigung des bereits Besprochenen.

Die Reihenfolge „erst gefragt, dann geschickt“ nimmt die Peinlichkeit raus und bringt die Antwort sofort statt in einer Woche.

Bis wann ihr um Rückmeldung bittet

Setzt die Frist drei bis vier Wochen vor die Hochzeit, und zwar nicht aus Höflichkeit. Die Location braucht die endgültige Gästezahl eine bis zwei Wochen vorher – die genaue Frist steht in eurem Vertrag, danach wird auch abgerechnet. Die Sitzordnung kostet gut drei Tage, weil sie nach jedem „darf ich neben Lena sitzen?“ umgebaut wird. Tischnummern, Menükarten und Sitzplan müssen außerdem gedruckt werden. Rechnet rückwärts – es kommt genau ein Monat heraus.

Schreibt das Antwortdatum als Datum. „Sagt uns bis zum 12. Juli Bescheid“ und „meldet euch bitte rechtzeitig“ unterscheiden sich in der Rücklaufquote etwa um das Doppelte.

Kinder und Begleitung gleich ansprechen

Die Hälfte aller Verschiebungen in der Liste entsteht, weil in der Einladung nicht steht, ob jemand allein eingeladen ist. Der Gast schweigt eine Woche, fragt dann nach, ob er seine Freundin mitbringen darf, ihr antwortet, er überlegt noch eine Woche – und die Frist ist vorbei.

Schreibt es direkt in die Einladung: „Wir freuen uns auf euch beide“ oder „diesmal feiern wir im ganz kleinen Kreis, ohne Begleitungen“. Mit Kindern genauso – ob die Kleinen mitkommen und ob es für sie etwas zu tun gibt. Die Formulierung wirkt nur auf den ersten Blick unangenehm: Von der Einschränkung erst am Saaleingang zu erfahren, kränkt deutlich mehr.

Wer nicht antwortet und was ihr damit macht

Ein Teil der Gäste antwortet gar nicht, und fast nie aus Böswilligkeit: in der U-Bahn geöffnet, auf den Abend verschoben, vergessen. Schreibt den Stillen eine Woche nach dem Versand persönlich, eine Zeile und ohne Vorwurf: „Hey Nina! Wir zählen gerade die Gäste – bist du am Achtzehnten dabei?“

Der zweite Anlauf kommt eine Woche vor der Frist, dann am Telefon und nur bei denen, die ihr wirklich am Tisch haben wollt. Nach der Frist gilt jemand als nicht kommend, sonst schließt sich die Liste nie.

Die Erinnerung ein paar Tage vorher

Drei bis fünf Tage vorher schickt ihr allen, die zugesagt haben, eine kurze Nachricht: Datum, Ankunftszeit, Adresse, Anfahrt, wann der Shuttle fährt. Es geht nicht um Vergesslichkeit – die Einladung wurde vor anderthalb Monaten gelesen und ist seitdem im Chatverlauf versunken.

Warum die Fristen mit einer digitalen Einladung leichter halten

Papier hat seinen eigenen Zeitplan: Entwurf, Druck, Umschläge, Übergabe oder Post – das sind zwei bis drei Wochen zusätzlich zu jeder Frist. Und Gedrucktes lässt sich nicht mehr korrigieren: Wechselt die Location nach dem Druck, telefoniert ihr hundert Leute ab.

Mit einem Link ist es anders. Uhrzeit und Adresse ändert ihr auf der lebenden Seite, und der Gast sieht die aktuelle Fassung, selbst wenn er die Einladung vor einem Monat geöffnet hat. Die Rückmeldungen sammeln sich in einer Liste mit Datum, ihr seht, wer gar nicht geöffnet hat – und genau daran erkennt ihr, wen ihr anrufen müsst. Wie das funktioniert, zeigt die Seite zur digitalen Hochzeitseinladung.

Den Countdown schreibt ihr am besten einmal auf und hängt ihn euch hin: minus sechs Monate – Datum genannt, minus anderthalb Monate – verschickt, minus ein Monat – Liste geschlossen, minus eine Woche – erinnert. Danach müsst ihr nur noch hinfahren.