Con cuánta antelación enviar las invitaciones de boda

Los plazos, en corto

• Decir la fecha: de 6 a 8 meses antes, si la boda es en verano o los invitados vienen de lejos.
• Enviar la invitación: de 6 a 8 semanas antes.
• Recoger las confirmaciones: de 3 a 4 semanas antes del día.
• Recordar la hora y la dirección: de 3 a 5 días antes.

A partir de aquí, por qué es así y qué hacer si ya os habéis salido de esos plazos.

Medio año antes: dar la fecha sin invitar todavía

Las bodas de verano no compiten entre ellas, compiten con las vacaciones. La gente pide los días libres en febrero, no en mayo, y si se entera de vuestra fecha en junio os contestará con toda sinceridad que estará en la costa.

Por eso la fecha se dice con antelación y en una sola frase: «Nos casamos el 18 de julio, los detalles llegarán más adelante; de momento no planeéis nada ese día». Ni dirección, ni hora, ni programa: todavía no los sabéis ni vosotros, y un sitio que se anuncia y luego cambia se le queda grabado al invitado mejor que el correcto.

¿Quién necesita ese aviso? Los padres, los testigos, los amigos más cercanos, todos los que vienen de fuera y quienes tienen niños pequeños o trabajan por turnos. Al resto le basta con el envío normal de mes y medio antes.

De 6 a 8 semanas: la invitación principal

A esas alturas ya tenéis el sitio, la dirección y la hora de llegada, que es justo para lo que se lee una invitación. Antes no tiene mucho sentido enviarla: los detalles todavía se moverán y el invitado volverá a preguntar igualmente unos días antes.

Más tarde empiezan las pérdidas. Con un mes de margen la gente ya tiene los fines de semana ocupados: cumpleaños, escapadas, competiciones de los niños, bodas ajenas. Cada semana de retraso son dos o tres «teníamos muchísimas ganas, pero...».

Ocho semanas es el límite superior para una boda en la ciudad; seis es lo que mejor funciona. Si sois menos de veinte y todos de confianza, con un mes basta: los grupos pequeños se organizan más rápido.

Invitados de otras ciudades y de otros países

Ellos llevan otra cuenta, y más larga. Los billetes de tren salen a la venta con meses de antelación, los vuelos son bastante más baratos si se compran pronto, y pedir los días en el trabajo se hace todavía antes.

A los de fuera mandadles la invitación con tres meses y resolved de entrada la pregunta de dónde dormir: dos o tres hoteles cerca del sitio, el precio aproximado y el enlace para reservar. Si la boda es en el extranjero o en plena temporada de playa, cuatro meses, y con las fechas de llegada y de vuelta, para que la persona calcule el viaje entero y no un solo día.

Si falta un mes o menos

No ha pasado nada irreparable, pero la táctica es otra. Un envío masivo con ese margen se lee como «nos han invitado porque ha sobrado sitio». Escribid o llamad en persona a quien de verdad queréis ver, y mandad la invitación bonita después, ya como confirmación de lo hablado.

El orden «primero pregunto, luego envío» quita la incomodidad y además da la respuesta en el momento, no en una semana.

Hasta qué día pedir la respuesta

Poned la fecha límite tres o cuatro semanas antes de la boda, y no por cortesía. Al restaurante hay que darle el número definitivo con una o dos semanas de antelación: el plazo exacto está en vuestro contrato y por él os facturarán. El plano de mesas lleva unos tres días, porque se rehace después de cada «¿puedo sentarme con Olga?». Y los números de mesa, los menús y el plano todavía hay que imprimirlos. Contad hacia atrás: sale justo un mes.

La fecha de respuesta, con día concreto. «Decidnos algo antes del 12 de julio» y «contestad, por favor, con tiempo» se llevan aproximadamente el doble de respuestas el primero.

Los niños y el acompañante, preguntadlo desde el principio

La mitad de los movimientos en la lista vienen de que en la invitación no pone si la persona está invitada sola. El invitado calla una semana, luego pregunta si puede llevar a su novia, vosotros contestáis, él se lo piensa otra semana y el plazo ya ha pasado.

Escribidlo directamente en la invitación: «os esperamos a los dos» o «esta vez nos juntamos solo los de siempre, sin parejas». Con los niños igual: si vienen los pequeños y si van a tener algo que hacer. La fórmula solo resulta desagradable en apariencia: es peor enterarse de la restricción en la puerta del salón.

Quién no va a contestar y qué hacer

Una parte de los invitados no contestará, y casi nunca por mala fe: abrieron la invitación en el metro, decidieron responder por la noche y se olvidaron. Una semana después del envío, escribid en privado a los que callan, con una línea y sin reproche: «¡Marta, hola! Estamos contando a la gente, ¿contamos contigo el 18?».

Segunda ronda, una semana antes del plazo y ya por teléfono, solo a quien de verdad queréis en la mesa. Pasado el plazo, la persona cuenta como que no viene; si no, la lista no se cierra nunca.

El recordatorio de unos días antes

Entre tres y cinco días antes, mandad a todos los que han confirmado un único mensaje corto: fecha, hora de llegada, dirección, cómo llegar y a qué hora sale el autobús. No es cuestión de mala memoria: la invitación la leyeron hace mes y medio y desde entonces se ha hundido en la conversación.

Por qué con la invitación digital los plazos se aguantan mejor

El papel tiene su propio calendario: diseño, imprenta, sobres, entrega en mano o correo; son dos o tres semanas más sobre cualquier plazo. Y en lo impreso ya no se corrige nada: si el sitio cambia después de imprimir, os toca llamar a cien personas.

Con el enlace es distinto. La hora y la dirección se corrigen en la página en vivo, y el invitado ve la versión actualizada aunque abriera la invitación hace un mes. Las respuestas se acumulan en una lista con fechas y se ve quién ni siquiera la ha abierto: con esa lista sabéis a quién llamar. Cómo está montado se ve en la página de invitación de boda digital.

Merece la pena apuntar la cuenta atrás una vez y tenerla a la vista: menos seis meses, fecha dicha; menos mes y medio, invitaciones enviadas; menos un mes, lista cerrada; menos una semana, recordatorio. Después ya solo queda presentarse.